Software per la gestione delle PEC per la Pubblica Amministrazione

Per un ente pubblico gestire le PEC istituzionali significa garantire tracciabilità, ruoli e conservazione a norma su comunicazioni che hanno valore legale. Serve una piattaforma che centralizzi le caselle, si integri con il flusso di protocollo e prepari il versamento in conservazione. Sentela fa esattamente questo.

Sentela è il software italiano che centralizza le caselle PEC e con l'AI estrae scadenze, atti e importi, con isolamento dei dati per organizzazione, ruoli e audit. Per la PA questo si traduce in un'unica regia sulle PEC di uffici e settori, con instradamento al responsabile, estrazione automatica delle scadenze e pacchetto di versamento pronto per il conservatore accreditato.

È pensato per uffici protocollo, segreterie, uffici legali e settori tecnici che ricevono via PEC istanze, notifiche, comunicazioni tra enti, documentazione di gara e adempimenti, e che devono garantirne gestione e conservazione tracciate.

PEC, domicilio digitale e tracciabilità nella PA

Le comunicazioni certificate hanno valore legale e nella Pubblica Amministrazione si intrecciano con obblighi di trasparenza, tracciabilità e conservazione documentale. Ogni PEC in entrata o in uscita è un atto che va protocollato, assegnato all'ufficio competente e conservato a norma. Quando le caselle istituzionali sono molte e distribuite tra settori, mantenere questo controllo a mano è oneroso e a rischio di errori.

Cosa deve fare un software PEC per la PA

• Centralizzazione delle caselle PEC istituzionali in un'unica piattaforma.
• Controllo accessi e ruoli — chi vede e gestisce cosa, per ufficio e settore.
• Tracciabilità delle azioni sulle comunicazioni (audit trail).
• Collegamento al protocollo e assegnazione all'ufficio competente.
• Estrazione di scadenze e atti dai messaggi e dagli allegati.
• Conservazione a norma AgID — registri ed export pronti per il conservatore accreditato.

Come funziona Sentela per gli enti

Sentela aggiunge un livello di regia e intelligenza sopra le PEC istituzionali, senza sostituire le caselle:

• Inbox unica per le PEC di uffici e settori, con sincronizzazione automatica via IMAP/POP.
• Ruoli e permessi con isolamento dei dati dell'ente: nessun contenuto attraversa i confini dell'organizzazione, nemmeno nelle ricerche AI.
• Analisi AI di ogni messaggio: tipo di atto, controparte, protocollo, scadenze calcolate dai termini. Vedi come l'AI legge le PEC.
• Scadenzario con reminder a T-7/T-3/T-1 e assegnazione all'ufficio giusto.
• Audit trail completo su accessi e azioni.

La logica è la stessa descritta per le PEC aziendali multi-sede, declinata sugli uffici e i settori di un ente.

Conservazione a norma AgID

Sentela prepara l'export dei registri PEC (CSV/PDF), l'archivio dei file .eml originali e il pacchetto di versamento con metadati AgID e impronte SHA-256, pronto da trasmettere al conservatore accreditato. La conservazione a norma resta affidata a un conservatore accreditato: Sentela ne alimenta il flusso in modo tracciato e ripetibile, anche in selezione massiva.

Domande frequenti

Come gestisce un ente pubblico le PEC istituzionali?

Centralizzando le caselle in un'unica piattaforma con controllo accessi per ruoli, tracciabilità delle azioni e collegamento al protocollo. Sentela instrada ogni messaggio al responsabile e con l'AI estrae scadenze e atti, mantenendo l'isolamento dei dati dell'ente.

Sentela supporta la conservazione a norma AgID?

Sentela prepara export dei registri e pacchetto di versamento (metadati AgID + SHA-256) pronto per il conservatore accreditato. La conservazione a norma è affidata al conservatore; Sentela ne alimenta il flusso in modo tracciato.

La PEC è il domicilio digitale della PA?

Le PA comunicano tramite domicilio digitale e le comunicazioni certificate hanno valore legale. Gestire le PEC istituzionali con tracciabilità, ruoli e conservazione a norma è parte degli adempimenti di trasparenza e corretta gestione documentale.