Software per la gestione delle PEC aziendali

Per gestire le PEC di un'azienda con più caselle, reparti e sedi senza perdere comunicazioni serve una piattaforma che centralizzi tutte le caselle in un'unica regia, con controllo degli accessi e un motore che legga i messaggi ed estragga scadenze e importi. Sentela fa esattamente questo.

Sentela è il software italiano che centralizza le caselle PEC aziendali e con l'AI estrae scadenze, atti e importi, con isolamento dei dati per organizzazione, ruoli e audit. Colleghi le PEC di ogni sede e reparto (Aruba, Legalmail, Poste, Namirial, Register), Sentela le sincronizza e legge ogni messaggio, instradandolo al responsabile giusto e trasformando i termini in scadenze con promemoria.

È pensato per chi coordina le comunicazioni certificate di un'impresa multi-sede o di un ente: uffici amministrazione, controllo di gestione, uffici gare e IT che devono garantire che nessuna comunicazione di Agenzia delle Entrate, INPS, Camera di Commercio o controparte vada persa tra le caselle.

La PEC è obbligatoria (e le comunicazioni contano)

La PEC — o meglio il domicilio digitale — è obbligatoria per le imprese e per i professionisti iscritti agli albi, che devono comunicarla al registro delle imprese o al proprio ordine. Dalla Legge di Bilancio 2025 l'obbligo è stato esteso anche agli amministratori di società. A questo si aggiunge l'obbligo di gestire e conservare a norma le comunicazioni certificate.

Il punto non è solo essere in regola: via PEC arrivano comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate, dell'INPS e della Camera di Commercio, avvisi, contratti, notifiche e documenti di gara. Se sono disperse tra decine di caselle di sedi e reparti diversi, il rischio è che una scadenza o un adempimento passi inosservato. La verifica puntuale degli obblighi va sempre fatta con il proprio consulente.

Perché in azienda serve un software PEC

In un'impresa strutturata le PEC sono molte: più caselle, più utenti, più reparti e sedi. Senza una governance dedicata si perde visibilità su chi ha letto e gestito cosa, le caselle si riempiono, l'archiviazione diventa un lavoro manuale e l'audit sulle comunicazioni è di fatto impossibile. Una webmail per casella non scala: serve un livello di regia sopra tutte le PEC.

Cosa deve fare un software PEC aziendale (checklist)

• Centralizzazione multi-casella e multi-provider — tutte le PEC di sedi e reparti in un'unica piattaforma.
• Controllo accessi e ruoli — chi vede e gestisce cosa, con permessi granulari.
• Smistamento automatico per sede, reparto o cliente.
• Estrazione di scadenze e importi dai messaggi e dagli allegati.
• Audit trail — tracciamento di accessi e azioni sulle comunicazioni.
• Archiviazione e conservazione a norma AgID — registri ed export pronti per il conservatore.
• Spazio non è un problema — archivio consultabile e ricercabile nel tempo.

Come funziona Sentela per le aziende

Inbox unica multi-sede

Colleghi le PEC di tutte le sedi e i reparti via IMAP/POP; Sentela le sincronizza in automatico in un'unica inbox, con uno stato di lettura condiviso e nessuna casella dimenticata.

Auto-assegnazione e ruoli

Ogni messaggio viene instradato al responsabile giusto in base a P.IVA, codice fiscale o email, mentre ruoli e permessi definiscono chi può vedere e gestire cosa. Le assegnazioni manuali non vengono mai sovrascritte.

Analisi AI di ogni messaggio

L'AI estrae tipo di atto, controparte, importo, IVA, protocollo e le scadenze calcolate dai termini legali, leggendo anche il testo dei PDF allegati. Approfondisci in PEC + intelligenza artificiale.

Isolamento, scadenzario ed export

L'architettura è multi-tenant con isolamento rigoroso: nessun dato attraversa i confini dell'organizzazione, nemmeno nelle ricerche AI. Le scadenze diventano attività con reminder a T-7/T-3/T-1, e l'export produce registri e pacchetto di versamento (metadati AgID + impronte SHA-256). Confronta l'approccio con le alternative nel confronto software gestione PEC.

Casi d'uso

• Gruppo multi-sede — una PEC per sede, tutte governate da un'unica regia.
• Ufficio amministrazione — cartelle, F24 e comunicazioni AdE smistate con importi e protocolli già estratti.
• Ufficio gare — nessuna scadenza di appalto persa: termini estratti e ricordati in automatico.
• Controllo di gestione / compliance — audit trail completo sulle comunicazioni certificate.
• Enti pubblici — PEC istituzionali, protocollo e conservazione a norma: vedi la pagina dedicata alla gestione PEC per la Pubblica Amministrazione.

Sicurezza, audit e GDPR

Sentela adotta l'isolamento dei dati per organizzazione, credenziali PEC cifrate e log degli accessi. Il trattamento è conforme al GDPR, con retention, export dei dati e diritto all'oblio. Ogni azienda vede e gestisce esclusivamente i propri dati.

Domande frequenti

La PEC è obbligatoria per le aziende?

Sì: è obbligatoria per imprese e professionisti iscritti agli albi e, dalla Legge di Bilancio 2025, anche per gli amministratori di società. Gli adempimenti specifici vanno verificati con il proprio consulente.

Come si gestiscono le PEC di più sedi o reparti?

Centralizzando le caselle in un'unica piattaforma con controllo accessi per ruoli e smistamento automatico. Sentela raccoglie le PEC di ogni sede e reparto e instrada ogni messaggio al responsabile giusto.

Quante caselle PEC può gestire Sentela?

Più caselle e più provider contemporaneamente, senza limiti di sede: colleghi le PEC di tutte le sedi e i reparti nella stessa piattaforma.

Sentela conserva le PEC a norma?

Sentela produce export dei registri e il pacchetto di versamento (metadati AgID + SHA-256) pronto per il conservatore accreditato. La conservazione a norma resta affidata a un conservatore accreditato.

Chi può vedere le PEC in azienda?

L'accesso è regolato da ruoli e permessi; a livello di piattaforma vige l'isolamento dei dati per organizzazione, così nessun contenuto PEC esce dai confini dell'azienda, nemmeno nelle ricerche AI.