Come l'AI di Sentela legge le PEC ed estrae scadenze, atti e importi

L'intelligenza artificiale di Sentela legge ogni PEC in arrivo e ne estrae automaticamente i dati che contano: un riassunto, il tipo di atto, la controparte, l'importo e l'IVA, il protocollo e soprattutto le scadenze calcolate dai termini legali. Può inoltre proporre una bozza di risposta.

È qui che Sentela si differenzia dagli strumenti di sola archiviazione o scadenziario manuale: non ti limita a conservare la PEC, la capisce. Il termine di un ricorso, l'importo di una cartella o il numero di protocollo non vanno più letti e trascritti a mano — vengono riconosciuti e trasformati in attività tracciate.

Di seguito il meccanismo, cosa estrae esattamente l'AI, e come restano privati i dati delle tue PEC.

Il meccanismo, passo per passo

1. Sincronizzazione — Sentela scarica le PEC dalle caselle collegate via IMAP/POP, con la frequenza che imposti.
2. Lettura — l'AI analizza il corpo del messaggio e il testo dei PDF allegati (spesso l'atto vero è nell'allegato).
3. Estrazione — individua tipo di atto, controparte, importo, IVA, protocollo e le date rilevanti.
4. Calcolo delle scadenze — dai termini legali applicabili (es. i 60 giorni per il ricorso a una cartella) calcola la data di scadenza.
5. Azione — genera un'attività nello scadenzario con reminder, instrada il messaggio al responsabile giusto e, quando utile, propone una bozza di risposta.

Cosa estrae l'AI da ogni PEC

• Riassunto del contenuto in linguaggio chiaro.
• Tipo di atto — cartella, avviso bonario, notifica, comunicazione, ecc.
• Controparte — mittente/ente e, dove presente, il cliente coinvolto.
• Importo e IVA — quando l'atto contiene valori economici.
• Protocollo e riferimenti dell'atto.
• Scadenze calcolate dai termini legali, pronte per lo scadenzario.
• Bozza di risposta come punto di partenza per il professionista.

Le ricevute PEC (accettazione, consegna) vengono riconosciute per quello che sono — tramite gli header di trasporto del messaggio — e non confuse con gli atti veri.

L'AI supporta, il professionista decide

L'analisi automatica è un acceleratore, non un sostituto del giudizio. Ogni dato estratto è verificabile e modificabile, e le assegnazioni manuali fatte da un operatore non vengono mai sovrascritte in automatico. Per i termini con effetti legali la verifica finale resta sempre in capo al professionista.

I dati delle PEC restano privati

Sentela adotta un'architettura multi-tenant con isolamento rigoroso: il contenuto delle PEC di un'organizzazione non attraversa mai i confini di quell'organizzazione, nemmeno nelle ricerche AI. Le credenziali delle caselle sono cifrate, gli accessi tracciati, il trattamento è conforme al GDPR. Approfondisci nella guida alla gestione PEC per studi.

Domande frequenti

L'AI può sbagliare una scadenza?

L'AI è un supporto, non un sostituto del controllo umano. Le scadenze e i dati estratti restano verificabili e modificabili, e le assegnazioni manuali non vengono mai sovrascritte in automatico. Per i termini con effetti legali la verifica resta sempre dell'operatore.

I dati delle PEC restano privati?

Sì: architettura multi-tenant con isolamento rigoroso, nessun contenuto PEC attraversa i confini dell'organizzazione nemmeno nelle ricerche AI. Credenziali cifrate, accessi tracciati, conformità GDPR.

L'AI legge anche gli allegati PDF delle PEC?

Sì: Sentela analizza il testo dei PDF allegati oltre al corpo del messaggio, perché spesso l'atto e la scadenza sono nel documento allegato. I documenti scansionati come immagine richiedono il riconoscimento ottico del testo.