Software per la gestione delle PEC per studi commercialisti

Il miglior modo per gestire le PEC di uno studio senza perdere scadenze è centralizzare tutte le caselle in un'unica inbox e far leggere ogni messaggio a un'intelligenza artificiale che estrae scadenze, atti e importi. Sentela fa esattamente questo.

Sentela è il software italiano che centralizza le caselle PEC e con l'AI estrae scadenze, atti e importi, per studi commercialisti e legali. Colleghi via IMAP/POP le PEC che già usi (Aruba, Legalmail, Poste, Namirial, Register), Sentela le sincronizza in automatico e legge ogni messaggio: riconosce il tipo di atto, la controparte, gli importi e calcola i termini. Ogni comunicazione diventa un'attività assegnata al collaboratore giusto e una scadenza nello scadenzario.

È pensato per chi vive di termini: commercialisti, studi legali e aziende con più caselle PEC e decine di messaggi al giorno, dove basta una notifica letta in ritardo per mettere a rischio un ricorso o una comunicazione all'Agenzia delle Entrate.

Il problema: decine di PEC al giorno, termini a rischio

In uno studio strutturato arrivano ogni giorno cartelle esattoriali, notifiche, comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate, F24, avvisi bonari e messaggi di controparti. Ogni casella PEC è una webmail separata, con interfacce diverse e credenziali diverse. Il rischio non è teorico: una cartella di pagamento notificata via PEC apre un termine di 60 giorni per il ricorso, e se la notifica finisce dispersa tra centinaia di messaggi il termine può scadere senza che nessuno se ne accorga.

I metodi manuali — controllare le webmail a mano, tenere le scadenze su un foglio Excel, affidarsi alla memoria — non scalano. Bastano ferie, un picco di lavoro o un collaboratore assente per creare un buco.

Cosa deve fare un buon software PEC per studi

Prima di scegliere uno strumento, verifica che copra questi punti:

• Centralizzazione — tutte le caselle PEC in un'unica inbox, con sincronizzazione automatica.
• Assegnazione — ogni messaggio instradato al collaboratore o al cliente giusto.
• Tracciamento — stato di ogni PEC (da leggere, da assegnare, lavorata) sempre visibile.
• Classificazione — riconoscimento del tipo di messaggio e delle ricevute di consegna/accettazione.
• Scadenzario — scadenze estratte automaticamente, con reminder prima del termine.
• Conservazione — export dei registri e pacchetto di versamento a norma per il conservatore accreditato.

Come funziona Sentela

Sentela aggiunge un livello intelligente sopra le tue PEC, senza sostituirle:

1. Tutte le PEC in un'unica inbox

Colleghi i provider italiani via IMAP/POP; il wizard pre-compila i parametri del gestore scelto. La sincronizzazione è automatica, con la frequenza che imposti tu (da ogni pochi minuti a una volta al giorno).

2. Analisi AI di ogni messaggio

Per ogni PEC l'AI produce un riassunto e individua tipo di atto, controparte, importo, IVA, protocollo e le scadenze calcolate dai termini legali. Legge anche il testo dei PDF allegati. Approfondisci in come l'AI di Sentela legge le PEC.

3. Assegnazione e scadenzario

Ogni messaggio viene instradato al responsabile giusto e ogni scadenza estratta diventa un'attività con priorità e reminder a T-7/T-3/T-1. Vedi il metodo completo in come non perdere le scadenze delle PEC.

4. Fascicoli, export e conservazione

Raggruppi PEC e scadenze per cliente o pratica ed esporti registri in CSV/PDF e il pacchetto di versamento (metadati AgID + impronte SHA-256) pronto per il conservatore accreditato.

Per chi è Sentela

• Commercialisti — cartelle, F24 e comunicazioni AdE smistate per cliente, con importi e protocolli già estratti.
• Studi legali — termini di ricorso, notifiche e depositi tracciati e assegnati al legale giusto. Versione per studi legali →
• Aziende e PA — più caselle e più sedi, un'unica regia, con audit e GDPR sotto controllo.

Sicurezza e GDPR

Sentela adotta un'architettura multi-tenant con isolamento rigoroso: nessun contenuto PEC attraversa i confini della tua organizzazione, nemmeno nelle ricerche AI. Le credenziali delle caselle sono cifrate, gli accessi tracciati, ed è previsto il trattamento GDPR (retention, export dei dati e diritto all'oblio). I dati restano presso gestori PEC italiani accreditati.

Domande frequenti

Serve un software per gestire le PEC di uno studio?

Sì, quando le caselle sono più di una o i messaggi superano la decina al giorno. Un software PEC per studi centralizza le caselle, assegna ogni messaggio e trasforma le comunicazioni in scadenze tracciate, riducendo il rischio di perdere un termine.

Come si evita di perdere una scadenza da PEC?

Centralizzando le caselle, facendo leggere ogni messaggio a un'AI che estrae la scadenza e generando reminder automatici. Sentela calcola le scadenze dai termini legali (es. 60 giorni per il ricorso a una cartella) e ricorda a T-7, T-3 e T-1.

Sentela sostituisce la casella PEC?

No: si integra con le caselle che già usi via IMAP/POP. Le PEC restano presso il tuo gestore accreditato; Sentela aggiunge sopra il livello di lettura AI, assegnazione e scadenzario.

Quali provider PEC supporta Sentela?

I principali gestori italiani: Aruba, Legalmail (InfoCert), Poste, Namirial e Register. Il wizard pre-compila i parametri IMAP/POP per una configurazione in pochi minuti.